Администрирование процессов в кадровом деле пособие

Как организовать удобный кадровый документооборот для удаленных сотрудников

Всё больше и больше компаний открывают филиалы по всей России, некоторые из них организуют целую филиальную сеть внутри одного города. И это отлично — бизнес растет! При таком формате работы компания должна грамотно выстроить организационную структуру управления удаленными подразделениями.

Как правило, фирмы с удаленными сотрудниками имеют во главе Управляющую компанию (УК), которая централизует большинство сервисных подразделений, таких как: бухгалтерия, юридический отдел, финансовый департамент, технический отдел, отдел кадров и т.д. Такая структура имеет множество плюсов, но и отрицательные стороны тоже имеются. Об одной из них мы и поговорим в этой статье.

Речь пойдет об отделе кадров. Это сервисное подразделение выполняет много критически важных функций и без него не обходится ни одна компания.

Сотрудники отдела кадров ежедневно имеют дело с большим количеством документации, связанной с оформлением командировок, отпусков, переработок и т.д.

Для подобных документов по российскому законодательству необходим оригинал заявления от сотрудника с его подписью.

Как обычно работает документооборот в отделе кадров при удаленных сотрудниках? Если рассматривать территориально-распределенную структуру, то сотрудник пишет необходимое заявление, подписывает его и отправляет оригинал по почте. Отдел кадров УК получает заявление и, если оно оформлено неправильно, то сотрудник обязан сделать его заново и повторно отправить по почте.

Даже в организациях, подразделения которых находятся на одной территории, постоянно возникают сложности с такими документами. Что уж говорить про филиально-распределенные структуры.

Оригиналы документов зачастую теряются, заполняются неправильно, корректируются и переписываются.

Все это очень усложняет работу специалистов отдела кадров, а главное, приводит к грубым нарушениям кадрового делопроизводства, что может повлечь за собой большие штрафы на организацию и материально-административную ответственность для должностных лиц.

Помимо этого, если в компании проводятся регулярные корпоративные мероприятия или же сотрудники часто бывают в командировках, то это увеличивает кадровый документооборот в разы.

Ошибки в оформлении документов только возрастают, так как появляются постоянные пересечения графиков отпусков и командировок.

И весь этот гигантский поток бумаг должен обрабатывать отдел кадров, находящийся в управляющей компании.

Несовершенства данного процесса очевидны:

• низкая скорость обработки документов;
• большой объем бумаг;
• сложности в организации порядка и контроля процесса.

Как упростить кадровый документооборот? В этой статье мы расскажем, как облегчить работу специалистов отдела кадров и организовать удобный кадровый документооборот для удаленных сотрудников при помощи интеграции решений «1С:Документооборот» («1С:ДО») и «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП»).

Вы узнаете:

• Как упростить кадровый документооборот?
• Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?
• Преимущества интеграции «1С:ДО» и «1С:ЗУП».

Как упростить кадровый документооборот?

Мы разработали уникальное решение, которое позволяет значительно облегчить работу кадровой службы, повысить скорость делопроизводства, сократить количество ошибок и снизить трудоемкость кадрового документооборота. Для этого мы используем два программных продукта: «1С:ДО» и «1С:ЗУП».

Автоматизация кадрового документооборота позволяет значительно облегчить работу со следующими документами:

• ежегодный отпуск;
• отпуск за свой счет;
• северный отпуск;
• командировка;
• работа в нерабочий день;
• отгул.

Интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» будет незаменима для компаний, имеющих:

• филиально-распределенную структуру;
• территориально-распределенные офисы в различных регионах города или страны;
• представителей, находящихся в различных регионах России.

Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?

Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» происходит следующим образом (рис.1):

• в системе «1С:Документооборот» удаленный сотрудник делает соответствующую заявку (на отпуск, командировку и т.д.) и подписывает ее электронной подписью (ЭП). Усиленная квалифицированная электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и подпись сотрудника от руки;
• в автоматическом режиме из шаблона формируется заявление с отметкой, что документ подписан ЭП, и прикрепляется соответствующий Word-файл в «1С:Документообороте»;
• заявление тут же попадает на согласование соответствующим руководителям. После их согласования сотрудник получает уведомление;
• в онлайн-режиме документ попадает в программу «1С:Зарплата и управление персоналом» (для этого в «1С:ЗУП» мы разработали специальные web-сервисы), а затем в автоматическом режиме формируется соответствующий документ (отпуск, командировка и т.д.). К нему бесшовно «привязывается» документ из «1С:ДО». Это значит, что вы можете из «1С:ЗУП» открыть документ, который был сформирован и подписан сотрудником в «1С:ДО»;
• далее в «1С:ЗУП» появляется задача для специалиста по кадровому делопроизводству. Он заполняет необходимые данные, и далее автоматически создается «Приказ», который также попадает в «1С:ДО» на ознакомление сотруднику;
• в программе «1С:ЗУП» специалист по расчету производит начисление денежных средств.

Рис. 1. Автоматизация кадрового документооборота при использовании связки «1С:ЗУП» и «1С:ДО»

Как вы можете видеть, практически все действия выполняются в автоматическом режиме. Благодаря бесшовной интеграции документы доступны из обеих систем — «1С:ДО» и «1С:ЗУП». Также немаловажным плюсом является то, что все заинтересованные лица могут следить за ходом процесса в онлайн-режиме.

Специалист отдела кадров всегда может распечатать уже подписанное электронной подписью заявление сотрудника. Отметка о наличии ЭП находится внизу заявления (рис.2.)

Рис.2 Отметка о наличии ЭП в системе

Автоматизация кадрового документооборота дает дополнительный бонус — на всех этапах процесса идет проверка «пересечения» с другими событиями у конкретного сотрудника.

Например, пересечение командировок и отпуска, так как организован календарь с графиком мероприятий сотрудника и корпоративных мероприятий. Это своего рода централизованное управление графиком работы сотрудника.

Если будет обнаружено пересечение – система выдаст соответствующее предупреждение.

Существуют два варианта реализации этой задачи:

• если вы готовы оформить для своих удаленных сотрудников усиленную квалифицированную электронную подпись, то вы можете полностью отказаться от бумажных заявлений и перейти на электронное согласование и подписание;
• если сотрудники не имеют ЭП, то система позволит проводить удобное автоматическое согласование, но подлинник с «живой» подписью документа необходимо будет предоставлять.

Преимущества интеграции «1С:ДО» и «1С:ЗУП»

Подводя итоги, стоит еще раз отметить преимущества, которые дает автоматизация кадрового документооборота. Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» позволяет:

• навести порядок в организации работы кадровой службы;
• снять часть нагрузки со специалистов отдела кадров;
• уменьшить количество ошибок при работе с документами;
• увеличить скорость обработки документов;
• значительно снизить трудоемкость кадрового делопроизводства;
• контролировать процесс документооборота на всех этапах прохождения заявки;
• организовать централизованное управление графиком работы сотрудников.

Если вас заинтересовало наше решение для автоматизации отдела кадров и вы хотите узнать о нем больше – обращайтесь за консультацией к специалистам «1С-Архитектора бизнеса»!

Источник: https://www.1ab.ru/blog/detail/kak-organizovat-udobnyy-kadrovyy-dokumentooborot-dlya-udalennykh-sotrudnikov/

Кадровое администрирование менеджмент

Кадровое дело — это область практических знаний, связанная с вопросами применения норм трудового законодательства и обеспечения охраны труда. Кадровое делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование при выполнении операций с кадрами предприятия.

Кадровый документооборот предусматривает и вопросы разработки документации, ее ведения сотрудниками отдела кадров. Это, в свою очередь, неразрывно связано с управлением персоналом, кадровым учетом, контролем рабочего времени, с движением кадров, с расчетами с персоналом.

В законодательстве не существует четкого определения кадрового администрирования и делопроизводства, равно как и HR-менеджмента, что отнюдь не лишает эти понятия реального смысла.

Назначение заработной платы, исходя из требований трудового и налогового законодательства, выплата и перечисление налогов, составляют основные обязанности каждого руководителя. Но они не являются профильными его функциями.

На многих предприятиях, эти функции осуществляются в рамках аутсорсинга (внешнее HR-администрирование, расчет заработной платы, отпускных, командировочных) или в рамках передачи второстепенных функций (заполнение трудовых книжек, ведение персональных карточек, работа с должностными инструкциями, приказами и другими документами) другим организациям, оказывающим услуги по данному профилю. А это, в свою очередь, позволяет рационально и эффективно использовать финансовые и трудовые ресурсы и высвободившееся время для разрешения более серьезных и масштабных задач, которые имеют принципиально важное значение для развития организации.

Что такое кадровый менеджмент на предприятии?

Кадровое администрирование, или HR-менеджмент, как сейчас модно говорить, включает в себя такие вопросы:- прием работников и их оформление на предприятии;- кадровое управление персоналом организации;- диагностика системы кадрового администрирования;- восстановление или разработка кадровой документации;

— консультации работников по правовым вопросам.

Часто в организациях не уделяют должного внимания кадровому администрированию в связи с затратами времени на ведение документации, но не стоит забывать об ответственности по трудовому законодательству за нарушения норм, связанных с ошибками в кадровом учете.

А это могут быть как административный штраф, так и судебное разбирательство, что, согласитесь, не совсем приятная перспектива для компании.

Если же руководитель не имеет возможности или желания тратить время на решение задач управления персоналом и документооборота, то он может обратиться в специальные компании, которые помогут в ведении кадрового учета и постановке делопроизводства по всем нормам законодательства.

Кадровый документооборот и виды документов

Документооборот — это деятельность на предприятии, благодаря которой осуществляется движение документов с момента создания до направления в архив.

Существует три потока документов – входящие, исходящие и внутренние (используются в процессе управления внутри организации).

Этапы прохождения документации:- первичная обработка;- предварительное рассмотрение;- регистрация документа;- рассмотрение руководством;

— передача на исполнение.

Существует и электронная система документооборота и обработки документации. Для этого должна быть создана база данных на сервере организации. Доступ к ней возможен для сотрудников организации по локальной сети или же через Интернет.

По желанию доступ может быть ограничен для определенных подразделений (например, для бухгалтерии, секретариата, отдела кадров и высшего руководства), что создается программистами и разработчиками интерфейса.

В базе данных хранятся важные документы в специально созданных папках, которые распределяют по иерархии структур подразделения в данной организации.

Основные документы в кадровом делопроизводстве

К основным документам, которые положено иметь в отделе кадров, относятся регламенты трудового процесса и руководства, в каком порядке, собственно, осуществлять это самое делопроизводство.

Обычно это следующая документация:- правила внутреннего трудового распорядка;- положения о защите персональных данных;- положение об охране труда на рабочих местах;- положения по противопожарной безопасности;- кадровая политика (в произвольной форме);- инструкция по кадровому делопроизводству;

— руководство для работника кадровой службы.

Прилагающиеся документы должны опираться на кадровую политику организации и влючать следующую номенклатуру:- штатное расписание (штат сотрудников, название должностей, приказы, записи в трудовых книжках, табельные номера).

Для программы 1С, например, очень важно правильное заполнение названий всех должностей и их соответствие документации;- трудовые договоры (составляются в двух экземплярах – один выдается на руки сотруднику, другой – остается в компании);- кадровые приказы (наличие трудовых книжек сотрудников, которые хранятся в компании, ведение правильно и четко записей в трудовых книжках);- личное дело и папки сотрудников (карточки в форме № Т-2. на «полукартонной» бумаге или же с помощью электронных программ, распечатываются на обычной бумаге);- копии документов сотрудников, такие, как паспорт, номер идентификационного кода ИНН, страховое свидетельство и т.п. помещаются в папки «Файлы» с описью документов каждого дела;- можно добавить фотографии работников и копии приказов и договоров, но не обязательно;- учетные книги и журналы (в бумажном виде ведется книга учета движения трудовых книжек, вкладышей; страницы должны быть обязательно пронумерованы, книга прошивается и скрепляется печатью);- график отпусков (составляется кадровиками и отдается на утверждение руководителю организации);- кадровые дела («приказы по личному составу», «трудовые договоры», «личные карточки», «личные дела», «нормативные документы», «переписка по кадровым вопросам»);
— номенклатура дел (оформляется отдельно по документам или включена в общую номенклатуру дел данной организации).

Только после всех этих этапов отдел кадров приступает к разработке должностных инструкций и других локальных нормативных актов.

Давайте запомним: контроль за исполнением этих документов называется кадровым администрированием, процесс упорядочения документации (например, оформление личных дел согласно номенклатуре) — делопроизводством, а все вместе — кадровым делом. Этим, собственно, и занимаются специалисты по управлению персоналом из службы HR-менеджмента.

Источник: http://www.personalkadry.management/kadrovoe-deloproizvodstvo-dokumentooborot-hrmanagement-administrirovanie-menedzhment-documents.html

Кадровый учет персонала

Кадровый учет персонала: ведение и основные ошибки

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Как вести кадровый учет персонала
• Какие ошибки допускают при ведении кадрового учета персонала
• Стоит ли отдать кадровый учет персонала на аутсорсинг

Организовать учет кадров в организации несложно. Тем не менее эта задача требует кропотливости. Чтобы решить ее, необходимо запустить кадровые процессы в определенной последовательности и при этом соблюсти требования действующего законодательства. Сегодня мы расскажем о том, что такое кадровый учет персонала и как правильно его вести.

Основы ведения кадрового учета персонала

Основной нормативный акт, регламентирующий отношения между работодателями и наемными рабочими – Трудовой кодекс РФ. В настоящее время организации имеют право на самостоятельную разработку всех необходимых форм и образцов документов.

Любая фирма обязана иметь учредительную документацию, которая берется за основу при разработке всех остальных внутренних нормативов и форм, в том числе и для кадрового учета персонала.

Законодательно установлена обязанность работодателей разрабатывать и утверждать следующие акты: связанные с заработной платой (трудовое соглашение, табель для учета рабочего времени) и по организации рабочего процесса (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).

Также должны быть разработаны требования трудовой дисциплины на предприятии, штатное расписание и ежегодный график отпусков.

Есть две группы документов в кадровом учете персонала:

• документы по личному составу (личные карточки, приказы о трудоустройстве и увольнении, приказы о премировании и взыскании, об отпусках, командировках и др.);
• документы по управлению персоналом (требования трудовой дисциплины, положения о подразделениях, отчетность по размеру штата, составу сотрудников).

Также в кадровом отделе создается архив заявлений работников, объяснительных и докладных, на основании которых издавались те или иные приказы. Обязательно в рамках кадрового учета персонала нужно заполнять ведомости и документы, связанные с финансами и заработной платой (к примеру, расчетный лист, форма которого утверждается директором).

Определенные обстоятельства требуют наличия в кадровом отделе дополнительных бумаг:

• коллективного договора, если от персонала или работодателя поступило предложение его заключить;
• должностных инструкций (при отсутствии полного перечня обязанностей в трудовом соглашении);
• положения о зарплате и назначении премий (если изменились условия расчета и выдачи зарплаты, и они не оговорены в договоре или штатном расписании);
• другие положения, например о прохождении персоналом аттестации.

Деятельность каждой организации специфична, а потому перечень документов и актов для кадрового учета персонала определяется конкретно в каждом случае и утверждается приказом.

В рамках кадрового документооборота специалисты выполняют следующую работу:

• оформляют личные дела и карточки;
• ведут книги или журналы для учета бумаг;
• создают кадровые дела и номенклатуры дел;
• работают над факультативной документацией (наличия которой не требует закон).

Заводить личную карточку по форме Т-2 и личное дело необходимо на каждого трудоустраиваемого работника. В отдельной папке нужно хранить копии его документов, распечатку приказа о трудоустройстве, копию трудового соглашения и опись бумаг.

Кадровый учет персонала требует ведения следующих книг и журналов:

• книги регистрации трудовых книжек, учета бланков и вкладышей к ним;
• журнал для командировочных удостоверений;
• журналы для учета приказов и трудовых соглашений (его наличие не является обязательным, хотя лучше все же иметь такой журнал).

Страницы в книгах и журналах кадрового учета персонала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Приказы и другие бумаги кадрового делопроизводства должны храниться в отдельных папках или делах.

Обязательные составляющие кадровых дел:

• приказы по личному составу (о переводах сотрудников, о премировании, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
• приказы по личному составу (о взыскании, тарифном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
• внутренние нормативные акты предприятия (положения, инструкции, учет рабочего времени).

Допускается выделение в отдельные дела важной деловой переписки. Удобно также формирование дел для штатного расписания, графиков отпусков или дежурств. Оформленные дела нумеруются в соответствии с принятым в делопроизводстве порядком.

Завершается формирование кадрового учета разработкой факультативных актов, к которым относятся должностные инструкции, положения о персонале и др.

«Оформление сотрудника на работу: документы и подводные камни» Подробнее

Фирма должна обеспечить соответствие сведений о документации, относящейся к учету кадров, учредительным документам. Во избежание ошибок в кадровом делопроизводстве необходимо регулярно проводить проверку взаимосвязанных документов.

Организация кадрового учета персонала с соблюдением всех требований обеспечивает полное совпадение сведений в приказах и других внутренних актах с данными в трудовых соглашениях и штатном расписании.

Работа с трудовыми книжками требует ответственного подхода и концентрации внимания. Сотруднику, ведущему кадровый учет, необходимо в совершенстве знать, как заполнять, вести и хранить эти документы. Кроме того, крайне желательна автоматизация учета персонала на предприятии.

Хранение трудовых книжек всех работников (трудоустроенных на данный момент времени) осуществляется в отделе кадров. Отметки в трудовых книжках нужно делать без ошибок, иначе работнику могут неправильно рассчитать пенсионное пособие, так как стаж работы в компании, где сделали некорректную запись, не будет учтен.

Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство?

У любой организации в случае внеплановой проверки в первую очередь запрашивают документы кадрового учета персонала и смотрят, соблюдается ли трудовое законодательство. Если учет кадров на предприятии организован неправильно, то сумма зарплаты сотрудников и налоговых взносов, уплачиваемых в госбюджет, получается искаженной.

Основные ошибки ведения кадрового учета персонала

Ведение кадрового учета персонала с ошибками может повлечь за собой административную и материальную ответственность перед органами контроля. Выделяют три категории ошибок в кадровом делопроизводстве.

1. Ошибки ведения личных дел. 

Формирование личных дел осуществляется при трудоустройстве, после чего их ведут, пока человек не уволится. При этом чаще всего кадровики допускают следующие ошибки:

• вкладывают в дела не все требуемые бумаги;
• не соблюдают порядок бумаг;
• вовсе не заводят личные дела;
• не сверяют документы в соответствии с утвержденным графиком;
• заполняют не личный листок учета кадров, а анкету работника;
• вкладывают в дела не относящиеся к ним бумаги;
• нарушают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Безошибочное оформление и ведение личных дел персонала – это гарантия сохранности всех бумаг и оперативного доступа к ним.

2. Ошибки при составлении трудового соглашения. 

Если оформить трудовое соглашение или расторгнуть его с нарушением правил, то возможны серьезные последствия в процессе разрешения трудовых споров. Наиболее распространенные ошибки этой категории:

• оформление трудового соглашения в одном экземпляре;
• пренебрежение регистрацией трудового соглашения, отсутствие даты регистрации;
• отсутствие подписей в трудовом соглашении;
• невнесение в договор обязательных данных и/или условий;
• отсутствие письменных трудовых соглашений с сотрудниками;
• невыдача экземпляра трудового соглашения работнику либо отсутствие отметки о получении им этого документа; неопределенные сроки действия соглашения, отсутствие в нем условий трудоустройства с испытательным сроком (если он есть);
• не определенный в договоре размер зарплаты, неустановленные сроки и способ ее выдачи, график работы и продолжительность отпуска.

3. Ошибки в записях в трудовых книжках. 

В большинстве случаев ошибки этой категории заключаются в неверном оформлении записей в трудовых книжках. К ним относятся:

• пренебрежение оформлением расписки о получении трудовой книжки от работника;
• отсутствие назначенного приказом лица, ответственного за внесение записей в трудовые книжки, а также за их учет, выдачу и хранение;
• невнесение в раздел сведений о сотруднике данных о повышении им уровня образования;
• неправильная нумерация записей (не по порядку);
• внесение не всех записей в трудовую (в том числе о переводах);
• отказ оформлять трудовые книжки работникам, являющимся студентами (параллельно получающим образование);
• выдача дубликата без пометки «дубликат»;
• неправильное оформление исправлений в разделе сведений о работе;
• неправильное ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (или ее отсутствие);
• оформление вкладыша без заполнения раздела данных о сотруднике;
• отсутствие подписи сотрудника в разделе сведений о сотруднике;
• отсутствие в разделе сведений о работе полного наименования организации;
• отправка трудовой уволенному работнику почтой без его заявления с такой просьбой в письменном виде.

Перечисленные ошибки серьезны, любая из них может повлечь за собой негативные последствия, в том числе и для руководства компании.

Поэтому кадровым учетом персонала должны заниматься грамотные, высококвалифицированные специалисты, знающие требования действующего законодательства и органов контроля.

Можно также отдавать кадровое делопроизводство на аутсорсинг, но только проверенным организациям.

Стоит ли отдавать кадровый учет персонала на аутсорсинг

У аутсорсинга есть как плюсы, так и минусы. Их обязательно нужно изучить и только после оценки всех рисков решать, стоит ли доверять учет кадров сторонней компании.

Преимущества	Недостатки, риски и способы их избежать
Отсутствие необходимости организовывать отдел кадров и, как следствие, экономия средств. Кадровый учет персонала ведется удаленно, а потому не нужно оборудовать рабочее место, отправлять работника на курсы повышения квалификации. Налоговая нагрузка на фирму уменьшается.	Чтобы аутсорсинг действительно позволил сэкономить, нужно сначала провести четкий финансовый анализ. Передача слишком большого функционала аутсорсинговым фирмам убыточна.
Возможность сохранения нужного статуса юридического лица (например, предприятия малого бизнеса при большом размере штата).	Отсутствие гарантий конфиденциальности информации. Во избежание утечек информации нужно:·         подбирать аутсорсеров с безупречной репутацией;·         грамотно составлять договор, указывая в нем ответственность за разглашение конфиденциальных сведений.
Организация не испытывает на себе влияние человеческих факторов – ей не страшен уход сотрудника на больничный, в декретный или очередной отпуск. Аутсорсинговые фирмы имеют в штате достаточно специалистов, чтобы обеспечить бесперебойное обслуживание своих клиентов.	Некоторые организационные процессы замедляются, отсутствует гибкость в решении задач.
Предприятие обслуживают высококвалифицированные кадровики.	Компания рискует заключить договор с ненадежным аутсорсером.
Необходимо оплачивать только выполненную работу – в договоре прописывается размер вознаграждения за конкретные задачи.	При необходимости расширения спектра услуг сделать это оперативно невозможно (потребуется заключать новое соглашение).

Примерно 70 % времени предприятия тратят на решение задач, которые не приносят дохода, – документооборот, сдачу налоговой отчетности, взаимодействие с госорганами, ведение бухучета. Если делегировать эти задачи специалистам-аутсорсерам, то можно освободить время для проработки идей развития компании, рационализации деятельности и увеличения прибыли.

Цены на услуги аутсорсинговых организаций зависят от их специализации и объема работ. Но в любом случае аутсорсинг выгодней, чем создание собственных подразделений и наем специалистов. К тому же он позволяет сэкономить время и ресурсы, поскольку предполагает использование уже готовых решений и структур, а не создание их с нуля.

«Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство?» Подробнее

Кадровый аутсорсинг – это передача кадрового учета и управления персоналом сторонней организации.

Как правило, аутсорсеры выполняют следующие функции:

• ищут, подбирают специалистов и организуют их обучение;
• заключают и расторгают трудовые соглашения с работниками;
• разрабатывают нормы внутрикорпоративной культуры, систему мотивации персонала и стратегии его развития;
• занимаются кадровым документооборотом, ведут архив;
• управляют выдачей зарплаты и премиальных;
• консультируют клиентов.

При необходимости возможно расширение этого перечня услуг.

Важно! Пользоваться услугами сторонних организаций для ведения кадрового учета персонала могут как крупные, так и средние, и малые предприятия. Однако наибольшую выгоду аутсорсинг приносит небольшим компаниям. При штате не более 20 человек занятость специалиста по кадрам будет составлять всего 80 %, так же как и юриста.

Источник: https://kbdp.ru/news/kadrovyy-uchet-personala/

Ведение кадрового делопроизводства

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без тщательной проработки кадрового делопроизводства.

Если компания не составляет должностные инструкции, не разрабатывает внутренние регламенты, не документирует события кадрового характера, то она неизбежно столкнется с рядом проблем.

Любые конфликты, которые инициируют сотрудники в такой ситуации, будут разрешены не в пользу компании. 

Современная судебная практика изобилует решениями, где работодатели проигрывают дела исключительно из-за неграмотности кадрового делопроизводства.

особенность кадрового документооборота такова, что он упорядочивает отношения работников и администрации. В процессе кадрового делопроизводства устанавливаются:

• права и обязанности работодателя и подчиненных;
• порядок (сроки, размер) выплаты зарплаты работникам;
• условия выхода в отпуск;
• оформление несчастных случаев на работе;
• и многие другие важные моменты трудовой деятельности.

Профессионализм в ведении кадрового документооборота снизит риск возникновения конфликтов с работниками и обеспечит слаженность работы всего коллектива.

Ведение кадрового документооборота является обязанностью фирмы. Отсутствие документирования того или иного важного кадрового события неизбежно повлечет за собой штрафные санкции или приостановлении работы предприятия.

Органы контроля (трудовые инспекции, прокуратура) внимательно отслеживают нарушения кадрового делопроизводства. В случае их обнаружения ответственность может наступить как для компании в целом, так и для отдельных её сотрудников (директора, главного бухгалтера или иных представителей  руководящего звена). 

Директору компании могут запретить вести профессиональную деятельность в течение трех лет.

Если же учитывать обязанность любой фирмы проводить мероприятия, обеспечивающие безопасность труда ( к ним относится ведение кадрового документооборота по охране труда работников), то ответственность руководящего звена может быть вплоть до уголовной. Как правило, такие последствия наступают в случае причинения работникам тяжёлых производственных травм или смерти.

Грамотно выстроить процесс кадрового делопроизводства невозможно без высокой квалификации в сфере трудового администрирования. Привлечённый профессионал будет вовремя отслеживать важные изменения в регулировании кадрового документооборота и внимательно вести всё делопроизводство фирмы. Так вы сможете избежать негативные последствия, с которыми сталкиваются компании. 

Способы ведения кадрового делопроизводства

Существуют три способа решения проблемы документооборота:

• самостоятельная организация кадрового делопроизводства;
• наем специалиста кадрового администрирования;
• аутсорсинг.

Самостоятельное ведение кадрового документооборота

проблема на этом пути – нехватка времени, с которой можно неминуемо столкнуться.

Организация делопроизводства будет отнимать основную часть трудового дня, и если вы директор фирмы, то на исполнение руководящих функций останутся лишь незначительные перерывы.

Вы не сможете заниматься развитием бизнеса, проводить переговоры, встречаться с партнёрами, ездить в командировки по важным вопросам. О росте компании придётся забыть.

Если же вы — глава кадрового департамента компании, то, погрузившись в ведение делопроизводства, вы не сможете продуктивно руководить персоналом, заниматься анализом работы сотрудников и разрабатывать схемы их мотивации.

Вы погрузитесь в рутину рядового кадрового сотрудника, составляя и оформляя трудовые договоры, личные карточки, командировочную документацию, приказы, график отпусков и множество других бумаг кадрового характера.

В итоге, вы не будете расти как руководитель, а вернётесь к исполнению обязанностей кадрового служащего.

Ведение делопроизводства штатным работником

В случае принятия такого решение, будьте готовы столкнуться с известными трудностями.

Во-первых, специалисты-кадровики высокого уровня требует заработную плату, сопоставимую с доходом руководителя среднего звена.

Учитывайте к тому же необходимость уплаты подоходного налога, отчисления в фонды, расходы на создание условий труда и другие вынужденные издержки.

Вам придётся оплачивать услуги такого работника, даже если он отправится в отпуск,  возьмёт отгул или уйдёт на больничный.

Во-вторых, вам будет нужен специалист, способный подменять кадровика в случае, когда тот отсутствует. Иначе, процесс кадрового делопроизводства остановиться и компания не сможет продолжать нормально функционировать.

В-третьих, для поиска работника, оценки его способностей и адаптации в коллективе необходимо затратить немало сил и времени. Наём нового сотрудника такого уровня – всегда риск. Если специалист кадрового делопроизводства окажется некомпетентным, то выясниться это может, только когда придёт решение уполномоченного государственного органа о рассмотрении дела в отношении вашей фирмы.

Ведение кадрового делопроизводства сторонней компанией

Популярным во всем мире способом ведения делопроизводства является аутсорсинг. Суть его заключается в том, что вы передаёте полномочия кадрового администрирования другой фирме – аутсорсинг-провайдеру. Такая фирма имеет постоянно действующий штат профессионалов кадрового документооборота.

Вы сможете получить посредством аутсорсинга следующие услуги кадрового характера:

Стандартный комплекс кадрового делопроизводства:

• оформление приема/увольнения работников;
• составление приказов кадрового характера;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• составление штатного расписания, графика отпусков;
• разработка типовых образцов локально-нормативных документов.

Работа с трудовыми договорами:

• составление договора с индивидуальным подходом к каждому работнику;
• внесение изменений в действующие трудовые договоры;
• расторжение трудовых договоров.

Ведение делопроизводства для воинского учета:

• создание картотеки все военнообязанных лиц в компании;
• постановка фирмы на учет;
• составление отчетов для военного комиссариата.

Охрана труда и обеспечение аттестации рабочего места:

• составление необходимых в соответствии с законодательством документов;
• ведение журналов инструктажа по техники безопасности;
• оформление несчастных случаев на работе.

Также вы сможете дополнительно заказать те услуги по ведению кадрового делопроизводства, которые необходимы именно вашей фирме.

Преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг:

• уменьшение нагрузки на работника кадрового отдела или полная его замена;
• ведение документооборота специалистами высокой категории, которые не уходят в отпуска и не отпрашиваются в отгулы;
• ведение кадрового документооборота и делопроизводства по правилам  трудового законодательства;
• индивидуальный подход к конфликтным увольнениям;
• вариативность распределения полномочий кадрового делопроизводства между работниками кадрового отдела  вашей фирмы  и аутсорсинговой компанией;
• возможность устройства на работу иностранных специалистов, приём которых связан с необходимостью составления целого пакета документов, проверяемых государственными органами;
• консультирование по любым вопросам кадрового делопроизводства.
• уменьшение материальных издержек вашей фирмы;
• возможность отказаться от рутины кадрового документооборота и сконцентрироваться на ведении основной деятельности компании.

Похожие услуги по теме

Источник: https://advokat-malov.ru/reg-uslugi/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html

Администрирование процессов в кадровом деле пособие

Существует и электронная система документооборота и обработки документации. Для этого должна быть создана база данных на сервере организации. Доступ к ней возможен для сотрудников организации по локальной сети или же через Интернет.

По желанию доступ может быть ограничен для определенных подразделений (например, для бухгалтерии, секретариата, отдела кадров и высшего руководства), что создается программистами и разработчиками интерфейса.

В базе данных хранятся важные документы в специально созданных папках, которые распределяют по иерархии структур подразделения в данной организации.

Стратегия развития государственной кадровой политики направлена на совершенствование кадрового потенциала для эффективного осуществления функций государства.

Цель обучения на специальности «Публичное администрирование» в ЧВУЗ «Международный научно-технический университет имени академика Юрия Бугая» заключается в предоставлении будущим специалистам и магистрам теоретических знаний, практических умений и навыков в публичном управлении для применения законов, принципов, методов, технологий и процедур в управлении субъектами публичной сферы, что обеспечит европейский уровень предоставления административных услуг на основе внедрения в практику деятельности принципов демократического управления.

Особенности кадрового делопроизводства

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

:  Сколько дней больничный лист при инсульте

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год.

Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями.

Исключение составляют льготники.

Учебное пособие: Деловое администрирование

Матричная структура (рис. 4) -характерна тем, что исполнитель может иметь двух и более руководителей (один — линейный, другой — руководитель программы (проекта) или направления). Такая схема давно применялась в управлении НИОКР, а сейчас широко применяется в фирмах, ведущих работу по многим направлениям.

Она все более вытесняет из применения линейно-функциональную. Достоинством такой структуры является более эффективное управление, относительная автономность проектных групп, повышение личной ответственности за выполнение работы, а недостатком — борьба за власть, т.к.

четко не определены властные полномочия; высокие накладные расходы (требуется больше денег для содержания большого числа руководителей).

При анализе затрат рабочего времени с целью выявления и последующего устранения потерь рабочего времени и их причин все рабочее время подразделяется на производительные затраты и потери рабочего времени.

Темы контрольных работ по дисциплине «Администрирование и документирование кадровой деятельности» и методические указания по их выполнению

Рассмотреть вопросы: понятие о персональных данных. Основные требования к обработке персональных данных. Порядок хранения, использования и передачи персональных данных. Обеспечение защиты персональных данных.

Рассмотреть вопросы: определение кадровой работы. Место кадровой работы в организационной деятельности предприятия. Кадровая политика предприятия. Цель кадровой работы на предприятии. Задачи кадровой работы на предприятии.

Должностная инструкция — специалиста по кадровому администрированию

Алексей Баранов — У нас с командой всё грустно, но денег на обучение нет. Расскажите, как командообразывавать коллег своими силами? Крутой запрос!))) Он про честность — «да, есть проблемы, и нет бюджета. Но мы что-то можем сами, дайте совет» И сегодня.

 Поддерживать имидж компании во внешних коммуникациях с контролирующими органами Ключевые показатели эффективности

 Соблюдение кадровой политики, процедур и правил Компании: Соблюдение трудового законодательства и права (жалобы, сроки рассмотрения, замечания трудовой инспекции)

Сервисы для соискателей

• Ведение учета личного состава организации;
• Прием, перевод, увольнение работников;
• Оформление служебных командировок;
• Формирование и ведение личных дел работников;
• Ведение трудовых книжек;
• Составление и учет графика ежегодных отпусков;
• Составление и введение договоров коллективной (индивидуальной) материальной ответственности.

• Официальное трудоустройство;
• Социальный пакет;
• Своевременная заработная плата;
• Профессиональное развитие;
• Возможность приобретать продукцию со скидкой для себя и близких;
• Офис в центре города;
• Удобный график работы с 8:00-17:00.

:  Где можно оплатить земедьный налог

Менеджер по кадровому администрированию

Мы ищем активных, творческих, амбициозных людей, готовых стать частью глобального проекта. У тебя есть уникальный шанс получить новые знания, опыт и развиваться на 100% внутри большой команды! Обещаем официальное трудоустройство, офис в центре города, всевозможные социальные гарантии и бонусы! Займи свое место прямо сейчас!

• Составление приказов по личному составу ( приема, перевода, перемещения, отпусков и увольнения сотрудников Предприятия, а также другой установленной документации по кадрам, в соответствии с Трудовым законодательством Республики Казахстан и положениями, инструкциями, приказами, принятыми на Предприятии), по основной деятельности;
• Формирование личных дел с утвержденной номенклатурой, архивирование, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;
• Администрирование баз данных 1-С Предприятие (кадры)
• Участие в составлении графиков сменности для сотрудников;
• Составление графика отпусков, учет ежегодных отпусков;
• Подготовка и направление отчета по сроку действия санитарных книжек работников;
• Табельный учет сотрудников;
• Контролирует соблюдение норм трудового законодательства в работе с персоналом;
• Взаимодействие с государственными органами и предоставление отчетов;
• Осуществляет оформление и регистрацию Трудовых договоров, а также дополнительных соглашений и приложений к ним (договор о материальной ответственности, обязательство о неразглашении коммерческой тайны). Контролирует их наличие и актуальность;
• Консультирует работников предприятия по кадровым вопросам и оказывает им методическую помощь в пределах компетенции.

Это видео недоступно

В процессе занятия на реальных примерах будет рассмотрено ведение кадрового учета в программе 1С, начиная с настроек кадровой политики организации, составления графиков работы и штатного расписания, и заканчивая настройками собственных вариантов отчетов. Особое внимание будет уделено грамотному формированию приказов по кадровому составу (прием на работу, увольнение, переводы, отпуска и т.д.).

Семинар проводит опытный преподаватель-практик Жукова Татьяна Борисова, многие годы проработавшая в должности главного бухгалтера. Она является автором целого ряда учебных пособий и методических программ по данной тематике.

Кадровое администрирование

Каждому индивидуальному предпринимателю случалось столкнуться с увольнением или приемом работника, поощрением, отпуском, перемещением или переводом сотрудника. Все эти случаи должны быть документально подтверждены и оформлены в соответствии с действующим законодательством.

Нанимателю необходимо каждый месяц выплачивать работнику заработную плату, согласно тарифной ставке указанной в договоре. Также предприниматель должен выдать расчетный лист, где указаны все начисления и выплаты.

Основанием для выплаты заработной платы служит табель учета рабочего времени.

В процессе работы возникает масса вопросов и подводных камней, поэтому профессиональные специалисты ГлавБухСервиса всегда рады Вам помощь и сделать Ваш бизнес проще.

Ведение кадрового делопроизводства от А до Я

• переобучение на базе второго высшего образования;
• получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
• обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
• практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.