Силу факсимиле на актах выполненных работ

Факсимиле на актах выполненных работ

Подпись на документе может быть выполнена различными способами. Она может быть собственноручной, факсимильной или электронной цифровой. В данной статье речь пойдет о применении факсимильной подписи в делопроизводстве. Однако оно встречается в некоторых инструкциях и положениях, принятых ведомствами и организациями.

• Можно ставить факсимиле на актах скрытых работ?
• Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах
• Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью
• Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?
• факсимиле на актах выполненных работ
• Факсимиле на каких документах можно ставить
• Использование факсимиле на кадровых документах

Можно ставить факсимиле на актах скрытых работ?

В соответствии с п. Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором.

Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой постановления ФАС Московского округа от При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки письмо МНС РФ от При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным постановление ФАС Северо-Западного округа от На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. ВИДЕО ПО ТЕМЕ: факсимильная подпись

Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах

Факсимиле на кадровых документах зачастую ставится сотрудниками организации вместо ее руководителя в том случае, если последний временно отсутствует, либо физически не справляется с огромным объемом кадровых бумаг. Законно ли использование факсимиле, даже если оно не передается другим лицам? Разберемся ниже.

Розширений пошук по форуму :: по порталу. Если предварительно Вы со своим партнёром составите документ с «живыми» подписями и оттисками факсимиле, которым оговорите порядок использования факсимиле на документах но учтите, что факсимиле есть аналогом подписи физ. Использование факсимиле на документах 1.

Неправильное использование факсимиле может привести к тому, что документ признают недействительным. Поэтому оформите возможность использования оттиска подписи и улучшите производительность в своей компании законно.

Необходимо факсимиле для того, чтобы упростить и ускорить процесс оформления документов в крупных компаниях.

Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью

Мы работаем в строительной организации. Делаем акты скрытых работ, в которых присутствует подпись нашего главного инженера. Но в силу того, что его часто не бывает на месте, он сделал факсимиле со своей подписью.

Но с недавнего времени акты у нас перестали принимать, говорят, что факсимиле нельзя использовать. Что делать в такой ситуации? Добрый день! Подпись документов факсимильной подписью должно быть прописано в самом договоре.

Кроме того, по предприятию должен быть приказ какие документы можно подписывать факсимильной подписью.

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?

Лилия Хакимова, руководитель отдела юридических услуг аутсорсингового подразделения группы BDO. Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Первичные учетные документы должны содержать личные подписи ответственных лиц.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов.

В апреле Минфин в очередной раз напомнил, что на первичных документах факсимиле использовать нельзя.

Использование собственноручной подписи при оформлении документов сопряжено с известными трудностями.

Например, уполномоченное на подпись лицо может отсутствовать на рабочем месте, находиться в длительном отъезде, отпуске и т. Электронной цифровой подписью тоже пользуются далеко не все.

Все эти причины приводят к тому, что в хозяйственном обороте довольно широко используются документы с факсимильными подписями.

факсимиле на актах выполненных работ

Факсимиле на счетах-фактурах может лишить покупателя налогового вычета. В нашей статье мы расскажем, как избежать этой неприятности, что предпринять, чтобы факсимиле не усложняло коммерсанту жизнь, а также иные интересные подробности об использовании этого знака. Факсимиле — от древности до наших дней. Факсимиле на договоре.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Настройка параметров печати в программе 1С:Бухгалтерия 3.0

Тема: Актуальные проблемы наследственного права и нотариальной практики. Случаи и порядок воспроизведения факсимильной подписи специальными законами не предусмотрены.

Однако следует учитывать, что имеются случаи, когда факсимильная подпись не будет признана государственными органами, судами и контрагентами: — наличие факсимиле не предусмотрено соглашением сторон; — наличие факсимиле прямо не предусмотрено законом; — факсимиле используется за рамками гражданско-правовых отношений налоговые, административные и пр. Применение факсимиле в бухгалтерском и налоговом учете Споры, которые ведутся вокруг возможности использования факсимиле, зачастую основываются на игнорировании положений Гражданского кодекса.

Факсимиле на каких документах можно ставить

В настоящее время достаточно часто используется факсимильное воспроизведение подписи, или факсимиле.

Однако с применением факсимиле связан ряд вопросов, например: какую юридическую силу имеет договор, подписанный с его помощью? Какие правила нужно учесть, чтобы договор был надлежаще оформлен? Кто имеет право подписать договор с использованием факсимиле? И в этой статье определим, когда допустимо использование факсимиле, а когда строго запрещено. Итак, теперь давайте разберем случаи, когда факсимиле допускается применять, а также случаи, когда действует прямой запрет на такое применение. То есть все документы, на основании которых хозяйственная операция отражается в регистрах бухгалтерского учета. Каждая организация может утвердить свои формы этих документов, даже если их формы уже утверждены республиканскими органами государственного управления например, ТТН-1, ТН-2, Акт выполненных работ, Акт расчета торговой премии, Акт приема-передачи.

Если факсимильные подписи предстоит использовать в процессе объемной переписки с контрагентом, о таком способе удостоверения документов также имеет Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле на указанных документах.

Зеленский предлагает Путину встречу в Минске Регистрация недвижимости получила еще одну степень защиты Профессор Нью-Йоркского университета: регуляторы должны помешать Libra, запускаемой , стать валютой по умолчанию Европейское судебное дело против может иметь последствия далеко за пределами отрасли технологий Росстат объявил виновных в досрочном обнародовании информации об инфляции за июнь. Главное Документы Эксперты. Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль стоимость оказанных услуг, если акт выполненных услуг заверен факсимильной подписью исполнителя? Ответ: В соответствии с п. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором.

Использование факсимиле на кадровых документах

Мы работаем в строительной организации. Делаем акты скрытых работ, в которых присутствует подпись нашего главного инженера. Но в силу того, что его часто не бывает на месте, он сделал факсимиле со своей подписью.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Отказ от подписи Акта о завершенном переустройстве

Это предложение представляется вполне оправданным исключительно для целей внутреннего документооборота конкретной организации.

Ведь нормы локального правового акта обязательны к исполнению лишь в той организации, в которой он был утвержден. Для того чтобы легализовать использование факсимиле при оформлении акта о приемке выполненных работ, можно использовать два пути.

Финансисты по-прежнему считают, что если контрагент заверил первичные документы и счета-фактуры факсимильной подписью, то организация не сможет учесть расходы при расчете налога на прибыль и принять к вычету входной НДС.

Вопро с: Правомерно ли использование факсимиле в договорах и первичных учетных документах далее- ПУД — актах передачи имущественных прав, актах выполненных работ, оказанных услуг, накладных? Ответ: В договорах — можно, если это предусмотрено соглашением сторон, в ПУД — нет.

Поскольку законодательство не определяет случаи, в которых возможно указанное воспроизведение подписи, подписание договора факсимильными подписями будет правомерно только если это предусмотрено соглашением сторон.

При этом, по нашему мнению, включение в договор, который будет подписываться факсимильными подписями, такого соглашения не будет являться надлежащим соглашением о возможности подписания договора факсимильными подписями.

Вместе с тем, в материалах судебной практики имеется следующая позиция представителей Высшего Хозяйственного суда Республики Беларусь.

Источник: https://grsh-electro.ru/yuridicheskie-voprosi/faksimile-na-aktah-vipolnennih-rabot.php

Силу факсимиле на актах выполненных работ

Новый сотрудник пришел заполнять документы о поступлении на работу, а руководитель фирмы отсутствует. Кадровик или бухгалтер, выполняющий его функции, собирается принять работника без директора.

Может ли он в этом случае воспользоваться факсимиле? Однозначно, нет. Дело в том, что законодатели установили, что стороны подписывают трудовой договор собственноручно (ст. 67 ТК).

Только в этом случае документ правильно оформлен и действителен.

Кроме того, руководитель также издает приказы о приеме персонала на работу. Использование факсимиле в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными. Дело в том, что среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя.

На соглашении между контрагентами должны быть собственноручные подписи, поскольку законодатели прямо указывают на это (п. 1 ст. 160 ГК). Но предположим, директор фирмы не мог присутствовать лично при заключении сделки. Вместо этого он разрешил поставить на договоре факсимиле.

Такой вариант подписания договора допустим, если компания выполнит условия, установленные законодательством. Согласно пункту 2 статьи 160 Гражданского кодекса, партнеры по сделке могут факсимильно воспроизводить «живую» подпись.

Правда, для этого фирмы должны заключить дополнительное соглашение, в котором они укажут, что данный договор подписан с использованием клише. Также ссылка на это может быть дана и в самом тексте соглашения. Гражданский кодекс предусматривает, что соглашение, заверенное факсимиле, имеет юридическую силу.

Но чиновники забывают о том, что оформление договоров относится к сфере гражданского законодательства, а не налогового. Следовательно, именно положения Гражданского кодекса регламентируют этот порядок (п. 1 ст. 11 НК).

Однако фирмам все же нельзя расслабляться и не обращать внимания на мнение инспекторов. Ведь налоговые служащие могут оспорить «сомнительные» сделки через суд.

Президиум Высшего Арбитражного Суда постановил, что инспекторы вправе подавать иски о признании сделок недействительными и взыскании в доход государства всего полученного по ним (постановление президиума ВАС от 15 марта 2005 г. N 13885/04). Судьи ссылаются на пункт 11 статьи 7 Закона от 21 марта 1991 г. N 943-1 «О налоговых органах в Российской Федерации».

Они указывают, что данный закон не утратил свою силу в связи с принятием первой части Налогового кодекса. Именно поэтому компаниям не стоит рисковать, используя факсимиле без острой необходимости.

Можно ставить факсимиле на актах скрытых работ

Добрый день! Подпись документов факсимильной подписью должно быть прописано в самом договоре. Кроме того, по предприятию должен быть приказ какие документы можно подписывать факсимильной подписью. Возможный вариант подписать директором или другим уполномоченным лицом (по доверенности или на основании приказа).

Мы работаем в строительной организации. Делаем акты скрытых работ, в которых присутствует подпись нашего главного инженера. Но в силу того, что его часто не бывает на месте, он сделал факсимиле со своей подписью. Но с недавнего времени акты у нас перестали принимать, говорят, что факсимиле нельзя использовать. Что делать в такой ситуации?

Имеет ли юр

В ст. 402 ГК РФ закреплены положения, регламентирующие ответственность должника за своих работников. В частности, установлено, что действия работников должника по исполнению его обязательства считаются действиями самого должника.

Исходя из содержания акта, может быть обоснование таким: Акт выполненных работ по договору оформлены в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», содержит необходимые реквизиты, подписаны без каких-либо замечаний и возражений, подписи удостоверены оттисками печати организаций, содержат ссылку на Договор, следовательно, действия лица, подписавшего документ, являются действиями самой организации, оттиск печати которой проставлен в акте.

Тема: Факсимиле на актах выполненных работ

Статья 9, пункт 2:
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Использование факсимиле при подписании упомянутых в вопросе документов допускается гражданским законодательством при условии, что это предусмотрено, в частности, соглашением сторон.

Даже при отсутствии такого соглашения подписание документов, оформляющих приемку работ или услуг, путем факсимильного воспроизведения подписи руководителя организации само по себе не означает, что работы не выполнены (услуги не оказаны) или не приняты соответствующей стороной договора, если имеются доказательства, свидетельствующие об обратном.

Обоснование вывода:

Источник: https://lawcapital.ru/nachislenie-alimentov/silu-faksimile-na-aktah-vypolnennyh-rabot

Можно ли ставить факсимиле на актах выполненных работ

ГК содержит ряд практически важных указаний относительно того, что представляет собой письменная форма сделки. Согласно ст. 160 ГК, это документ, выражающий содержание сделки и подписанный лицом или лицами, совершающими ее, либо по их уполномочию.

Использование при совершении сделки факсимиле с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Последнее при соответствующем оформлении подписи надо считать состоявшимся, и специальной оговорки о том не требуется.

На соглашении между контрагентами должны быть собственноручные подписи, поскольку законодатели прямо указывают на это (п. 1 ст. 160 ГК). Но предположим, директор фирмы не мог присутствовать лично при заключении сделки. Вместо этого он разрешил поставить на договоре факсимиле.

Такой вариант подписания договора допустим, если компания выполнит условия, установленные законодательством. Согласно пункту 2 статьи 160 Гражданского кодекса, партнеры по сделке могут факсимильно воспроизводить «живую» подпись.

Правда, для этого фирмы должны заключить дополнительное соглашение, в котором они укажут, что данный договор подписан с использованием клише. Также ссылка на это может быть дана и в самом тексте соглашения. Гражданский кодекс предусматривает, что соглашение, заверенное факсимиле, имеет юридическую силу.

Но чиновники забывают о том, что оформление договоров относится к сфере гражданского законодательства, а не налогового. Следовательно, именно положения Гражданского кодекса регламентируют этот порядок (п. 1 ст. 11 НК).

Однако фирмам все же нельзя расслабляться и не обращать внимания на мнение инспекторов. Ведь налоговые служащие могут оспорить «сомнительные» сделки через суд.

Президиум Высшего Арбитражного Суда постановил, что инспекторы вправе подавать иски о признании сделок недействительными и взыскании в доход государства всего полученного по ним (постановление президиума ВАС от 15 марта 2005 г. N 13885/04). Судьи ссылаются на пункт 11 статьи 7 Закона от 21 марта 1991 г. N 943-1 «О налоговых органах в Российской Федерации».

Они указывают, что данный закон не утратил свою силу в связи с принятием первой части Налогового кодекса. Именно поэтому компаниям не стоит рисковать, используя факсимиле без острой необходимости.

Обязательно ли на акте выполненных работ ставить печать организации — Заказчика? или достаточно подписи

Обоснование: Законодательством не предусмотрена унифицированная форма акта выполненных работ (оказанных услуг) . Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.

1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит перечень обязательных реквизитов для документов, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм. Обязательное наличие печати там не предусмотрено. В то же время для исполнителя надежнее, если заказчик проставит свою печать.

Это будет дополнительным аргументом, если заказчик откажется платить, ссылаясь на то, что в документе с его стороны стоит подпись неуполномоченного лица.

Вывод из судебной практики: Отсутствие печати организации, осуществлявшей приемку работ у подрядчика, на акте выполненных работ не признается судом обстоятельством, которое лишает такой акт доказательной силы.

Где можно использовать факсимиле в России в 2020 году

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

• Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
• образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
• действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
• период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Обязательна ли печать на акте выполненных работ

Акт выполненных услуг не является унифицированной формой документа. В соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. (ст. 9) печать в неунифицированных первичных документах не является обязательным реквизитом. Главное, указать следующие данные:

Рекомендуем прочесть:  Ип для парикмахера 2020

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

Печать на актах выполненных работ 2017

В соответствии с п. 2 ст.

9 Федерального закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные данным пунктом.

В соответствии со ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

При этом законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, в том числе совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.

Факсимильная подпись на актах

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возможность использования факсимильной подписи на актах приема-передачи выполненных работ должна быть прямо предусмотрена договором.

В некоторых случаях возможность ее использования устанавливается судом исходя из практики, сложившейся в процессе взаимоотношений сторон.

Однако в любом случае нельзя исключить вероятность возникновения споров с налоговыми органами в связи с использованием такой подписи, разрешать которые организации придется в суде.

Источник: https://pravitzakon.ru/ugolovnoe-pravo/mozhno-li-stavit-faksimile-na-aktah-vypolnennyh-rabot

Факсимильная подпись на актах выполненных работ

На соглашении между контрагентами должны быть собственноручные подписи, поскольку законодатели прямо указывают на это (п. 1 ст. 160 ГК). Но предположим, директор фирмы не мог присутствовать лично при заключении сделки. Вместо этого он разрешил поставить на договоре факсимиле.

Такой вариант подписания договора допустим, если компания выполнит условия, установленные законодательством. Согласно пункту 2 статьи 160 Гражданского кодекса, партнеры по сделке могут факсимильно воспроизводить «живую» подпись. Правда, для этого фирмы должны заключить дополнительное соглашение, в котором они укажут, что данный договор подписан с использованием клише.

Также ссылка на это может быть дана и в самом тексте соглашения. Гражданский кодекс предусматривает, что соглашение, заверенное факсимиле, имеет юридическую силу. Однако налоговые инспекторы отказываются принимать такие бумаги. Они считают, что клише нельзя ставить на документах, имеющих финансовые последствия (письмо МНС от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042).

Но чиновники забывают о том, что оформление договоров относится к сфере гражданского законодательства, а не налогового. Следовательно, именно положения Гражданского кодекса регламентируют этот порядок (п. 1 ст. 11 НК).

Однако фирмам все же нельзя расслабляться и не обращать внимания на мнение инспекторов. Ведь налоговые служащие могут оспорить «сомнительные» сделки через суд.

Президиум Высшего Арбитражного Суда постановил, что инспекторы вправе подавать иски о признании сделок недействительными и взыскании в доход государства всего полученного по ним (постановление президиума ВАС от 15 марта 2005 г. N 13885/04). Судьи ссылаются на пункт 11 статьи 7 Закона от 21 марта 1991 г. N 943-1 «О налоговых органах в Российской Федерации».

Они указывают, что данный закон не утратил свою силу в связи с принятием первой части Налогового кодекса. Именно поэтому компаниям не стоит рисковать, используя факсимиле без острой необходимости.

Мнение
Марина Конюшева, бухгалтер, рассказала: «Поставщик выставил нам счет-фактуру с факсимильной подписью. Мы не обратили на это внимания, поскольку была положительная судебная практика.

Однако после проверки инспекция отказывает нам в возмещении НДС. Директор не хочет судиться, так как он считает, что ссориться с инспекторами недальновидно. Кроме того, сумма не очень большая.

Но впредь мы будем осторожнее».

Печать оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи, слово

Законодательство не допускает проставление факсимиле подписи при составлении векселя. Данное правило подтверждается и судебной практикой. Пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.

1937 № 104/1341 в качестве обязательного реквизита векселя предусмотрена подпись векселедателя. Подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом.

Иными словами, наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

• специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
• двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2020 году

Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

Источник: https://ladyjurnal.ru/zakony-i-kodeksy/faksimilnaya-podpis-na-aktah-vypolnennyh-rabot

Где можно использовать факсимиле в 2020 году — подписи, в России, на товарных накладных

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Где в 2020 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2020 году?

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

• Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
• образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
• действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
• период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

Каково его назначение

Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

• отсутствие ответственного лица;
• высокая загруженность руководства;
• большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.

Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

Нормативное регулирование

Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Где можно использовать факсимиле подписи

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Для подписания договоров

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

На товарных накладных

Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.

Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.

А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

На актах выполненных работ

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

: использование факсимиле

И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

В кассовых документах

Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

По п.2 ст.9 Закона «О бухучете» первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.

Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.

На счетах-фактурах

Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.

Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.

Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.

В кадровых документах

Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.

Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.

Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.

На доверенностях

Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.

По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.

Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/000042@.

На бухгалтерских бланках

Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.

В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

Плюсы и минусы

Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.

Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.

В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.

В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.

Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/gde-mozhno-ispolzovat-faksimile/